Atualizando múltiplos projetos

Olá pessoal –

Nesse mês de Maio/2020 publiquei um vídeo no meu canal do YouTube onde explico como é possível construir, via Power BI, um relatório que consolide múltiplos cronogramas criados no Microsoft Project:

Uma vez publicado, o vídeo gerou uma excelente repercussão, e recebi muitos comentários e mensagens com dúvidas complementares. Uma dúvida em particular que me chamou a atenção estava relacionada a possibilidade de atualizar múltiplos cronogramas de uma única vez:

“Eu tenho múltiplos cronogramas para gerenciar, e periodicamente preciso acessar cada um deles individualmente no MS Project para atualizar as tarefas, e esse é um trabalho manual, repetitivo e que consome muito tempo. O que eu queria saber é se é possível atualizar todos os cronogramas de uma forma centralizada, para ser mais eficiente e economizar tempo. Pode me ajudar?”

Essa é uma dúvida muito pertinente e interessante, então gostaria de explorá-la um pouco mais nesse post. Há cerca de dois anos, publiquei um post aqui no blog para discutir em detalhes a importância de se trabalhar com a Data de Status no momento da atualização dos cronogramas. Adicionalmente, no meu canal no YouTube, publiquei um vídeo de 50 minutos com as boas práticas para atualização de cronogramas e inserção das informações reais do andamento do projeto:

Nesse sentido, se você ainda não conhecia esses dois materiais, sugiro reservar um tempo para estudá-los, pois os conceitos que vamos discutir abaixo utilizam informações do post e do vídeo como referência 😉.

Atualizando múltiplos projetos

Voltando ao ponto central do post de hoje, caso você queira atualizar múltiplos cronogramas de maneira centralizada, poderá criar um projeto em branco (temporário) no Microsoft Project e então adicionar cada um dos cronogramas individualmente para que seja possível efetuar as ações de atualização de maneira mais simplificada e eficiente – um conceito parecido com o recurso de Projetos Mestre e Subprojetos.

Inicie o trabalho abrindo um novo projeto em branco no Project:

Em seguida, você poderá adicionar os projetos a serem atualizados clicando em Projeto > Subprojeto:

Uma vez que os cronogramas que você deseja atualizar estejam inseridos no projeto temporário, você poderá expandi-los para exibir todas as tarefas. Como eu explico no post e no vídeo que deixei como referência, o ideal é definir a Data de Status para que seja possível referenciar o status de cada uma das tarefas dos projetos inseridos. Após definir a Data de Status, você poderá adicionar a coluna Status à tabela atual para que seja possível filtrar, por exemplo, as tarefas atrasadas:

Uma vez que você tenha identificado as tarefas atrasadas em cada um dos cronogramas, poderá atualizá-las conforme a situação de cada uma delas.

Quando o trabalho de atualização tiver sido concluído, você terá que fechar o projeto temporário (Projeto1), mas não deverá salvá-lo. A maneira mais segura de efetivar essa ação é clicando em Arquivo > Fechar. Quando o Project perguntar se deseja salvar as mudanças em Projeto1, clique Não:

Logo em seguida, o software irá perguntar se você deseja salvar as mudanças realizadas em cada um dos projetos. Nesse caso a resposta é Sim, pois desejamos que as alterações feitas nos cronogramas sejam salvas. Como podemos ter atualizado vários cronogramas de uma única vez, o mais fácil é escolher a opção Sim para tudo:

Dessa forma as alterações serão aplicadas em cada um dos projetos de maneira individualizada, mas não iremos criar projetos mestre e nem subprojetos. Simples e eficiente.

Importante lembrar uma coisa: o fato de termos definido uma data de status no projeto temporário irá permitir a identificação e seleção das tarefas atrasadas de todos os subprojetos inseridos, mas não irá efetivamente definir a data de status de cada um dos projetos individuais. Se desejar atualizar a data de status de cada um dos cronogramas, ainda precisará atualizá-los individualmente.

E você, tem algum processo preferido para atualização dos cronogramas periodicamente? Deixe o seu comentário para que possamos compartilhar outras maneiras lidar com atualizações múltiplas.

Um abraço e até o próximo post!