Configurando os conjuntos de opções no Project for the web

Olá pessoal –

Como comentei no último post, recentemente iniciei uma playlist no meu canal do YouTube onde estou gravando vídeos para falar com um pouco mais de profundidade sobre as possibilidades de extensão do Microsoft Project for the web. No vídeo número #003 da série abordei o tópico de como criar formulários personalizados através da interface do Power Apps, para que seja possível coletar e exibir os atributos personalizados dos projetos:

Na medida em que vou publicando novos vídeos no YouTube, irei também escrever alguns complementos aqui no blog com dicas e truques sobre como potencializar as personalizações.

Conforme discutido no vídeo, os formulários deverão conter os campos personalizados que fazem parte do ciclo de vida do processo de gerenciamento de projetos em vigor na organização. Um recurso bem bacana que pode ser implementado é o de configurar os campos do tipo ‘Conjunto de Opções’ para que apresentem um visual mais moderno em relação à sua visualização padrão, permitindo aos usuários visualizar todos os valores de uma única vez e então selecionando o valor desejado, ao invés do convencional drop-down. Como é difícil explicar em palavras, vou usar os exemplos de imagens que falam por si só.

Usando como exemplo o campo personalizado ‘Prioridade’, essa é a maneira como o campo é apresentado de maneira padrão em um formulário:

Como podemos ver, trata-se de um campo de seleção baseado em drop-down, com o qual já estamos acostumados.

Com a configuração personalizada que pode ser aplicada ao campo, teríamos o seguinte resultado:

Para configurar o campo dessa forma, basta seguir os passos abaixo:

1. Acesse o formulário a ser configurado e coloque-o em modo de edição

2. Em seguida, na barra superior, clique em Switch to classic

3. Na página clássica do Power Apps, selecione o campo desejado (no exemplo atual o campo Prioridade) e então efetue duplo-clique sobre o campo (ou então clique na opção Change Properties, disponível na Faixa de Opções)

4. Clique então na aba Controls e clique em Add Control. Selecione a opção Option Set

5. Marque as opções para que este controle seja utilizado nos formulários que pretende utiliza (Web, telefone, tablet) e então clique OK.

6. Para finalizar salve e publique o formulário

Desse modo, ao cadastrar novos projetos pela interface do Dynamics 365 (aplicativo do Project) a nova visualização estará disponível para os usuários 😊

Importante: a configuração do conjunto de opções para os campos personalizados, até o presente momento, só funciona com campos de até 3 opções.

Um abraço e até a próxima!

Campos personalizados do tipo fórmulas no Project for the web

Olá pessoal –

Recentemente iniciei uma playlist no meu canal do YouTube onde estou gravando vídeos para falar com um pouco mais de profundidade sobre as possibilidades de extensão do Microsoft Project for the web. No vídeo número #002 dessa série abordei o tópico de como criar campos personalizados através da interface do Power Apps, de modo que seja possível coletar atributos personalizados a respeito dos projetos:

Um item que acabei não discutindo no vídeo foi a possibilidade de criar campos personalizados que sejam baseados em fórmulas, então decidi escrever esse post como complemente ao vídeo.

A título de exemplo, suponha que uma determinada empresa queira descobrir qual o retorno sobre investimento de um determinado projeto. Para isso ela precisará coletar dois atributos – Custo Proposto e Retorno Financeiro – que deverão ser adicionados ao Microsoft Project for the web na forma de campos personalizados do tipo currency (moeda), conforme comentei no vídeo. Então, a empresa precisará criar um terceiro atributo (ou seja, um campo personalizado) chamado ROI, que será baseado na divisão entre o Retorno Financeiro pelo Custo Proposto.

Vamos então botar a mão na massa e criar o campo no nosso ambiente.

Retorno sobre investimento – roi

Uma vez no ambiente do Dynamics (https://make.powerapps.com), selecione a solução com a qual você está trabalhando (caso tenha criado uma solução) e em seguida clique na entidade Projetos. Em seguida, na lista de comandos na parte superior, clique em + Add field. Você poderá determinar o nome do novo campo personalizado, assim como suas demais características. Em Data type, selecione número decimal (Decimal number), e em seguida clique em +Add para adicionar um cálculo:

O Power Apps irá solicitar que você salve o trabalho para continuar. Em seguida é importante ficar atento, pois a criação do novo campo será feita em uma nova janela (via um pop-up), e caso o seu navegador esteja com o bloqueador de pop-ups ativado, você poderá ter problemas em abrir a nova janela:

Habilite o pop-up para poder continuar, e caso a janela não seja aberta automaticamente, clique no link disponibilizado pelo sistema:

Uma vez com a nova janela aberta, bastará definir os parâmetros do campo calculado. O Microsoft Dynamics organiza a lógica de construção oferecendo condições e ações, de modo que seja possível construir campos personalizados simples ou complexos, a depender da necessidade apresentada.

Para este exemplo, clique na opção de adicionar uma condição (Add condition). O grupo será então expandido para que seja possível determinar todas as condições necessárias:

A lógica a ser aplicada deverá verificar se o campo é igual a zero (pois, caso o Custo Proposto seja zero, não será necessário efetuar a divisão, uma vez que não é possível dividir um número por zero):

Logo, se o valor do Custo Proposto é zero, a resposta também será zero. Para isso, adicione uma nova ação (Add action) e digite o número zero na área de resposta:

Porém, caso o valor do Custo Proposto não seja zero, então o cálculo do ROI deverá ser realizado. Para isso, adicione uma nova seção para continuar avaliando a fórmula, clicando em Add Else:

Como não será necessário analisar uma segunda condição, bastará adicionar uma nova ação que irá determinar o cálculo a ser feito (Add action):

Uma vez que todas as condições e ações tenham sido adicionadas, clique em Save and Close para finalizar a construção do novo campo.

Dessa maneira, todas as vezes em que um novo projeto for criado no ambiente, o cálculo do ROI será executado de acordo com os parâmetros definidos.

Copiando projetos no Project for the web

Olá pessoal –

Mais um post sobre as novidades que a Microsoft vem implementando no Project for the web (conforme já havia comentado aqui e aqui).

Na página User Voice do Project há uma ideia que sugere a inclusão de modelos de cronograma no Project for the web – afinal, a grande maioria das organizações possui modelos de cronograma que devem ser utilizados quando um novo projeto é iniciado:

Levando em conta o feedback da comunidade, a Microsoft começou a fazer o roll-out parcial dessa funcionalidade, de modo a permitir que os usuários possam iniciar novos projetos a partir de um projeto existente – veja que não se trata de iniciar a partir de um modelo (como sugerido inicialmente), mas sim a partir de uma cópia de um projeto existente.

Hoje, ao acessar o meu ambiente do Project for the web, já me deparei com o comunicado:

Como o próprio comunicado já deixa claro, o processo para copiar um projeto é simples, bastando clicar no nome do projeto a partir do qual a cópia será feita e então optar por copiá-lo. Baseado nisso, resolvi experimentar e ter minhas impressões.

O que acontece quando você copia um projeto?

Ao copiar um projeto, algumas informações do projeto existente são carregadas para o novo projeto, enquanto outras não são. Abaixo os detalhes:

O que é mantido:

• Toda a estrutura de tarefas, com seus vínculos, durações e datas

• Os buckets oriundos do projeto original

• As anotações que foram realizadas nas tarefas do projeto original

O que não é mantido:

• O percentual de conclusão das tarefas (todas as tarefas no novo projeto são zeradas)

• As atribuições dos recursos (o novo projeto nasce sem membros e sem atribuições)

• O cálculo do Tempo necessário (esforço em horas) – como o novo projeto nasce sem recursos/atribuições, a distribuição das horas não é feita como no projeto anterior, que aloca o montante de horas por recurso em relação à duração das tarefas (comportamento padrão)

• O novo projeto também, por padrão, não é associado a nenhum grupo. É possível, no entanto, associá-lo a um grupo existente ou criar um novo grupo exclusivo para este projeto

Pois é, em resumo, é o que temos pra hoje. Particularmente, penso que a Microsoft precisa aperfeiçoar esse recurso – pois eu ainda prefiro utilizar modelos de cronograma. Modelos são, essencialmente, criados para servir como o padrão oficial aprovado na organização no que se refere à construção de cronogramas. Eles determinam as tarefas principais, sua sequência lógica de relacionamento, e devem considerar as boas-práticas de gerenciamento de projetos e agendamento de tarefas, somando-se aos processos em vigor na companhia.

Quando começamos um projeto copiando um cronograma existente, corre-se o risco de que o cronograma sendo utilizado como referência não esteja seguindo essas boas práticas, comprometendo a qualidade do novo cronograma desde o princípio.

A Microsoft ainda está pedindo feedbacks a respeito do que os usuários estão achando sobre essa nova funcionalidade, portanto vale bastante a pena testá-la e então ir lá no portal User Voice e compartilhar suas sugestões para que a funcionalidade possa ser melhorada.

https://microsoftproject.uservoice.com/forums/914203-project-for-the-web/suggestions/38916190-add-templates-to-project-for-the-web

Continuarei a ficar de olho nas funcionalidades, na medida em que forem lançadas.

Um abraço!

Acesso de leitura do Project for the web para usuários E5

Olá pessoal –

Conforme eu havia comentado no post sobre as novidades do Project for the web, a Microsoft iniciou o roll-out relacionado ao novo modelo de licenciamento para a plataforma, de modo a garantir que qualquer usuário do Office 365 que esteja associado a uma licença E5 possua acesso de leitura aos projetos criados no Project for the web. O anúncio oficial foi publicado na última sexta-feira, 29 de Maio de 2020.

Uma vez que a nova funcionalidade entrou em vigor, resolvi conferir para entender melhor o seu funcionamento.

Acesso de leitura na prática

Do ponto de vista do gerente de projeto, para garantir que os usuários com licença E5 tenham condições de visualizar um determinado projeto, é necessário adicioná-los como membros do grupo que está associado ao projeto. Para isso, basta adicioná-los diretamente ao grupo na página do projeto – ou então atribuí-los a uma tarefa, o que automaticamente irá adicionar os usuários ao grupo.

No exemplo abaixo, um usuário chamado Roberto Gomes foi atribuído a algumas tarefas do projeto:

Perceba que, ao atribuir uma ou mais tarefas ao Roberto, ele é automaticamente adicionado ao grupo relacionado ao projeto:

Da perspectiva do usuário, o que acontece é o seguinte: ao acessar o Project for the web https://project.microsoft.com, o nosso usuário irá visualizar os projetos que foram compartilhados com ele. Perceba que, na página inicial do Project for the web (Project Home), o comando Novo projeto em branco, que permite a criação de novos projetos para usuários com licenças do Microsoft Project (P1, P3 e P5), estará oculto:

O usuário poderá então acessar o projeto que desejar. Ao visualizar as tarefas do projeto, todas as tarefas aparecerão bloqueadas com a mensagem Esta célula é somente leitura:

Dessa forma, mesmo ao clicar no comando que permite a exibição dos detalhes da tarefa, seu conteúdo permanecerá bloqueado:

Mais boas notícias

Ainda no anúncio realizado na última semana de Maio, a Microsoft informou que a funcionalidade de acesso somente leitura ao Project for the web será estendida a outros tipos de licença do Office 365.

Esse movimento abre um leque muito grande de possibilidades para garantir visibilidade dos projetos e empreendimentos em toda a organização, sem restrições e custos adicionais. Bola dentro da Microsoft!