Olá pessoal –
Feliz 2021, e que esse seja um ano repleto de
realizações e prosperidade – sempre com muita saúde!
Com a chegada de um novo ano, é comum que alguns
projetos cheguem ao fim, e com isso algumas ações devem ser realizadas pelos
gerentes de projeto para garantir que seus cronogramas sejam arquivados de
maneira correta. Apesar de essas ações serem altamente recomendadas, infelizmente
ainda é muito baixo o número de organizações que tenham implementado processos
claros e definidos para o encerramento de projetos no Project Online.
Os 7 passos para o arquivamento de projetos
Passo #1: garantir que todas as
tarefas do cronograma estejam definidas como 100%
Pode
até soar óbvio, mas a primeira coisa que os gerentes de projeto precisam fazer
quando seus projetos se encerram é garantir que todas as tarefas do cronograma
sejam marcadas como 100% concluídas. Não é incomum que projetos concluídos apareçam
em relatórios como 97%, 98% ou mesmo 99% concluídos... tal situação se deve ao
fato de que pode haver tarefas que não foram necessárias; ou tarefas que foram
finalizadas com menos esforço do que o planejado, deixando algum trabalho
restante; ou então marcos, que precisam ser definidos como 100% concluídos de
maneira manual.
Passo #2: atualizar a Data de Status
Há um tempinho eu escrevi
aqui no blog sobre a importância de manter a
Data de Status sempre atualizada – e essa afirmação ainda é verdadeira quando
do encerramento de um projeto. Uma data de status atualizada ajudará na
identificação de eventuais desconformidades no cronograma, como tarefas não
marcadas como concluídas.
Passo #3: bloquear as tarefas
O
Project Online possui um campo de tarefa chamado Bloqueada, que quando
marcado com a opção “Sim” irá restringir os usuários de registrar esforço na
tarefa. Em outras palavras, quando o cronograma for publicado nenhum progresso
adicional poderá ser adicionado às tarefas em que o campo bloqueada estiver
ativado. Os gerentes de projeto deverão adicionar a coluna Bloqueada e então
marcar todas as tarefas com a opção sim:
Passo #4: modificar a opção de
publicação das tarefas
O
Project Online possui um campo de tarefa chamado Publicar,
que é responsável pela exibição ou não exibição das atribuições nas páginas de
tarefas dos recursos, assim como nos quadros de horário e modos de exibição de
atribuições no PWA. Quando definido como não, os recursos não mais terão
visibilidade das atribuições das tarefas nas suas páginas no PWA – e sendo
assim, os gerentes de projeto deverão adicionar a coluna Publicar e então
marcar todas as tarefas com a opção não:
Passo #5: modificar o tipo de
reserva dos recursos
O campo
Tipo
de Reserva é utilizado pelo Project Online para determinar
se a utilização de um determinado recurso em um projeto está confirmada ou
proposta. Ao finalizar um projeto, os gerentes de projeto devem alterar os
tipos de reserva dos recursos de Comprometida para Proposta, para que as
atribuições sejam removidas dos modos de exibição de capacidade na Central de
Recursos:
Passo #6: definir os valores dos
campos personalizados ou mover o projeto no workflow
Se a sua organização utiliza workflows para
gerenciar o ciclo de vida dos projetos, então os gerentes de projeto deverão mover
o projeto para o respectivo estágio (fase) de encerramento, para que as devidas
revisões/aprovações sejam realizadas. Caso o controle do status dos projetos
seja realizado através de um campo personalizado (Status do Projeto, por
exemplo) então o status deverá ser definido manualmente pare que represente a
situação atual do projeto.
Passo #7: publicar o projeto
Por fim, para garantir que todas as ações tomem
efeito, o projeto deverá ser publicado para que todas as atualizações sejam
comunicadas à plataforma
Passo extra: arquivando o site de projeto
Caso sua organização utilize os sites de projeto
para armazenar artefatos relacionados ao ciclo de vida do projeto (como
documentos, riscos, problemas, entregas, mudanças entre outros) também é
possível arquivar o site de projeto. Para isso, a recomendação é alterar as
permissões do site, concedendo permissões únicas para os membros de equipe de
modo a modificar o nível de acesso para apenas leitura
nas bibliotecas e listas existentes, garantindo assim
que não haja alterações nos itens existentes, assim como bloqueando a criação
de novos itens.
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Pois é pessoal, por hoje é isso! Agora é a sua
vez de botar a mão na massa e garantir que os projetos estão sendo arquivados adequadamente
na sua organização!
Espero
que ajude 😉
