A habilidade de identificar o caminho crítico de
um projeto é de fundamental importância para os gerentes de projeto, uma vez que
irá auxiliá-los no entendimento e na identificação das tarefas com potencial
para afetar negativamente a data final de um projeto.
Apesar de este ser um tópico bastante estudado e
presente no dia-a-dia dos gerentes de projeto que utilizam o Microsoft Project Desktop, o Project for the web ainda não dispunha dessa
funcionalidade. A boa notícia é que a Microsoft recentemente introduziu um novo
esquema de filtros nas visões de Tabela e de Linha do tempo que permitem aos
gerentes de projeto a rápida identificação das tarefas que fazem parte do
caminho crítico do cronograma.
Se você consegue se virar bem em inglês, um artigo escrito no longínquo ano de 1963 e disponibilizado pela revista Harvard
Business Review esmiuça os métodos para cálculo do caminho crítico em um riquíssimo
nível de detalhes – vale muito a pena a leitura.
Filtrando as tarefas críticas na visão tabela
Para
filtrar as tarefas críticas do cronograma na visão Tabela, acesse o projeto e
clique na opção Filtros:
Em seguida, dentre as opções apresentadas, você
poderá expandir e então filtrar as tarefas críticas do cronograma:
Como resultado, o Project for the web irá exibir
apenas as tarefas com potencial de impactar a data final do projeto:
Destacando as tarefas críticas na visão linha do tempo
Já
na visão de Linha do tempo, as tarefas críticas podem ser filtradas ou apenas
destacadas, de acordo com a preferência e necessidade do usuário. Ao clicar na
opção Filtros, você terá a opção de ativar a funcionalidade que irá
destacar as tarefas críticas:
Como resultado, todas as tarefas que fazem parte
do caminho crítico serão devidamente marcadas com as barras vermelhas ao redor
da barra tradicional do Gráfico de Gantt:
Considerações finais
É importante ressaltar que a visualização das
tarefas que fazem parte do caminho crítico no Project for the web é algo que
está diretamente relacionado a maneira como o cronograma foi desenvolvido e
organizado pelo gerente do projeto. Em cronogramas não muito bem elaborados,
tarefas que não seriam críticas podem eventualmente ser listadas como tal, ao
ponto que tarefas importantes e que deveriam estar no caminho crítico podem não
ser assim identificadas pelo software – tudo em razão da sequência estabelecida
através das predecessoras e sucessoras do cronograma.
Nesse sentido, como bons gerentes de projeto que
somos, podemos utilizar o conhecimento obtido nos tempos em que construíamos
cronogramas no Microsoft Project Desktop, com o objetivo de garantir que todas
as tarefas do cronograma tenham predecessoras e sucessoras.
Eu falei
sobre essa boa prática em um dos meus vídeos sobre os cinco erros mais comuns
no Microsoft Project:
Por hoje é isso pessoal.
Espero
que tenham gostado desse post – um grande abraço e até a próxima!
Muitas organizações enxergam a necessidade de
adotar uma plataforma de gerenciamento de projetos como o Project Online para que
tenham condições de capturar a demanda de trabalho dos recursos corporativos,
comparando-a então com a capacidade de trabalho das pessoas e tendo assim uma
clara visão dos eventuais gargalos existentes (quantas horas no total estão
sendo requeridas versus quantas horas estão efetivamente disponíveis).
Este é inclusive um tema que abordei no meu
canal do YouTube, em dois vídeos específicos (com tutoriais):
Porém, nem todas as horas que as pessoas dedicam
ao trabalho no dia-a-dia estão relacionadas a projetos. É possível inclusive
fazer um exercício simples: quantas horas do seu dia são consumidas em
reuniões, treinamentos, apoio e suporte, comunicação, entre outras tantas
atividades administrativas? Ao pensar nisso, a seguinte pergunta emerge: como
utilizar o Project Online para criar um plano de utilização de recursos
efetivo, que considere não só as horas trabalhadas em projetos mas também suas
horas administrativas?
Projetos administrativos
Para atender essa necessidade, membros do PMO e
Gerentes de Recursos podem criar projetos administrativos no Project Online,
que tenham como objetivo estabelecer uma previsão de utilização de recursos em atividades
administrativas ao longo de um período. Ao criar um projeto administrativo e
realizar as devidas atribuições dos recursos corporativos, uma porção de sua
capacidade será consumida, reduzindo sua disponibilidade e provendo aos demais
usuários uma visão mais fiel à realidade no que se refere à disponibilidade
real dos recursos.
Para criar projetos administrativos, o ideal é
que um novo tipo
de projeto da empresa (EPT) seja criado. Isso facilitará
sua identificação e também sua segmentação nas visões de portfólio, nos
relatórios e dashboards que a empresa utiliza (observação: é importante
ressaltar que a criação de tipos de projeto da empresa é uma prerrogativa
exclusiva dos usuários com perfil de administradores).
No
exemplo abaixo, criei no meu ambiente um novo tipo de projeto da empresa
chamado Projeto Administrativo:
Dessa forma os usuários estarão habilitados a criar
novos projetos baseados no EPT administrativo:
Uma vez criado um novo projeto administrativo, o
próximo passo será configurar o cronograma. A estruturação das tarefas poderá
ser feita de inúmeras formas, a depender das características, do negócio e dos
processos de gestão estabelecidos em cada empresa. Neste exemplo, estou
estruturando um projeto administrativo para capturar as horas administrativas
dos colaboradores da área de Tecnologia da Informação, organizadas em atividades
de desenvolvimento e atividades de suporte e sustentação:
Para que você tenha maior nível de controle, e
também para garantir que você possa obter uma melhor performance do Project
Online no processamento das informações, minha sugestão é que cada grupo de
atividades seja subdividida em quatro partes, representando cada trimestre.
Dessa forma, ao invés de o software ter que processar uma única tarefa
distribuída ao longo de um ano inteiro, ele processará quatro partes menores,
melhorando a eficiência e evitando problemas com um grande volume de dados a
serem processados.
O
próximo passo será estabelecer a duração das tarefas para que respeitem a
duração de cada trimestre:
Outro ponto importante: altere o Tipo de Tarefa
para que seja Duração Fixa, sem Controle de empenho. Esta
alteração deve ser feita para garantir que, independentemente do número de
recursos atribuídos às tarefas, e independentemente das suas unidades de
atribuição, a duração das tarefas será sempre respeitada (as tarefas não
deverão ter sua duração aumentada ou reduzida):
Após finalizar esses passos você poderá iniciar
a atribuição dos recursos às tarefas, definindo suas unidades de atribuição
para que representem a estimativa de horas a serem dedicadas a cada tipo de
atividade administrativa:
Através do modo de exibição Uso das Tarefas
é possível observar mais detalhadamente a distribuição das horas dos recursos
ao longo de cada período:
Assim, bastará adicionar ou remover recursos às
tarefas, aumentando ou reduzindo suas unidades de atribuição de acordo com a
expectativa de sua utilização em atividades administrativas ao longo do ano.
Dica final
Para melhorar ainda mais a eficiência dos
projetos administrativos, dentro do processo de gestão e manutenção do
cronograma, recomendo que você, ao final de cada trimestre, utilize as colunas Bloqueada
e Publicar para restringir os usuários de visualizar e editar
informações em períodos já encerrados. Isso irá garantir a integridade do
cronograma, além de também ajudar na performance do Microsoft Project no
processamento das informações.
Se
você não souber como utilizar essas colunas, sugiro dar uma olhada neste
post.
