Projetos administrativos no Project Online

Olá pessoal –

Muitas organizações enxergam a necessidade de adotar uma plataforma de gerenciamento de projetos como o Project Online para que tenham condições de capturar a demanda de trabalho dos recursos corporativos, comparando-a então com a capacidade de trabalho das pessoas e tendo assim uma clara visão dos eventuais gargalos existentes (quantas horas no total estão sendo requeridas versus quantas horas estão efetivamente disponíveis).

Este é inclusive um tema que abordei no meu canal do YouTube, em dois vídeos específicos (com tutoriais):

Porém, nem todas as horas que as pessoas dedicam ao trabalho no dia-a-dia estão relacionadas a projetos. É possível inclusive fazer um exercício simples: quantas horas do seu dia são consumidas em reuniões, treinamentos, apoio e suporte, comunicação, entre outras tantas atividades administrativas? Ao pensar nisso, a seguinte pergunta emerge: como utilizar o Project Online para criar um plano de utilização de recursos efetivo, que considere não só as horas trabalhadas em projetos mas também suas horas administrativas?

Projetos administrativos

Para atender essa necessidade, membros do PMO e Gerentes de Recursos podem criar projetos administrativos no Project Online, que tenham como objetivo estabelecer uma previsão de utilização de recursos em atividades administrativas ao longo de um período. Ao criar um projeto administrativo e realizar as devidas atribuições dos recursos corporativos, uma porção de sua capacidade será consumida, reduzindo sua disponibilidade e provendo aos demais usuários uma visão mais fiel à realidade no que se refere à disponibilidade real dos recursos.

Para criar projetos administrativos, o ideal é que um novo tipo de projeto da empresa (EPT) seja criado. Isso facilitará sua identificação e também sua segmentação nas visões de portfólio, nos relatórios e dashboards que a empresa utiliza (observação: é importante ressaltar que a criação de tipos de projeto da empresa é uma prerrogativa exclusiva dos usuários com perfil de administradores).

No exemplo abaixo, criei no meu ambiente um novo tipo de projeto da empresa chamado Projeto Administrativo:

Dessa forma os usuários estarão habilitados a criar novos projetos baseados no EPT administrativo:

Uma vez criado um novo projeto administrativo, o próximo passo será configurar o cronograma. A estruturação das tarefas poderá ser feita de inúmeras formas, a depender das características, do negócio e dos processos de gestão estabelecidos em cada empresa. Neste exemplo, estou estruturando um projeto administrativo para capturar as horas administrativas dos colaboradores da área de Tecnologia da Informação, organizadas em atividades de desenvolvimento e atividades de suporte e sustentação:

Para que você tenha maior nível de controle, e também para garantir que você possa obter uma melhor performance do Project Online no processamento das informações, minha sugestão é que cada grupo de atividades seja subdividida em quatro partes, representando cada trimestre. Dessa forma, ao invés de o software ter que processar uma única tarefa distribuída ao longo de um ano inteiro, ele processará quatro partes menores, melhorando a eficiência e evitando problemas com um grande volume de dados a serem processados.

O próximo passo será estabelecer a duração das tarefas para que respeitem a duração de cada trimestre:

Outro ponto importante: altere o Tipo de Tarefa para que seja Duração Fixa, sem Controle de empenho. Esta alteração deve ser feita para garantir que, independentemente do número de recursos atribuídos às tarefas, e independentemente das suas unidades de atribuição, a duração das tarefas será sempre respeitada (as tarefas não deverão ter sua duração aumentada ou reduzida):

Após finalizar esses passos você poderá iniciar a atribuição dos recursos às tarefas, definindo suas unidades de atribuição para que representem a estimativa de horas a serem dedicadas a cada tipo de atividade administrativa:

Através do modo de exibição Uso das Tarefas é possível observar mais detalhadamente a distribuição das horas dos recursos ao longo de cada período:

Assim, bastará adicionar ou remover recursos às tarefas, aumentando ou reduzindo suas unidades de atribuição de acordo com a expectativa de sua utilização em atividades administrativas ao longo do ano.

Dica final

Para melhorar ainda mais a eficiência dos projetos administrativos, dentro do processo de gestão e manutenção do cronograma, recomendo que você, ao final de cada trimestre, utilize as colunas Bloqueada e Publicar para restringir os usuários de visualizar e editar informações em períodos já encerrados. Isso irá garantir a integridade do cronograma, além de também ajudar na performance do Microsoft Project no processamento das informações.

Se você não souber como utilizar essas colunas, sugiro dar uma olhada neste post.

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E por hoje é só, pessoal 😉.