Project Web App Usage

 Project web app usage

Olá pessoal –

A Microsoft disponibiliza um importante material no seu site para tratar sobre as limitações do Project Online, no que se refere a desempenho e performance da plataforma – assim como da sua capacidade de armazenamento.

Um item importante da documentação se refere a cota destinada ao banco de dados do Project Online, que por padrão comporta 25GB por instância:

Esse limite de 25GB está relacionado diretamente com os objetos que existem no contexto do Project Online, como os Projetos (e seus respectivos cronogramas), Recursos, Tipos de Projeto da Empresa, Campos Personalizados da Empresa, etc. É importante lembrar que os sites de projeto e seus artefatos (documentos, riscos, problemas e demais listas customizadas) não entram nessa conta, pois são contabilizados no espaço total do SharePoint disponível na coleção de sites do PWA.

Ao navegar à página de Configurações Adicionais do Servidor do seu ambiente do Project Online, você poderá verificar se a utilização do banco de dados está se aproximando do limite de espaço disponibilizado:

É interessante observar que, nesse exemplo, mesmo estando próximo de atingir o limite de 25GB no que se refere aos objetos dentro do âmbito do Project Online, o consumo na camada de SharePoint é praticamente inexistente, como se pode verificar na imagem abaixo:

Fatores que contribuem para consumo do espaço

São vários os fatores que contribuem para um consumo elevado do banco de dados do Project Online. Entre eles, vale a pena citar:

• Campos Personalizados de fórmula associados à entidade Tarefa

Caso a sua organização utilize um grande número de campos personalizados do tipo fórmula para a entidade de tarefas, vale a pena revê-los para identificar se todos os campos são necessários e devem ser mantidos no ambiente. Lembre-se que campos do tipo fórmula são calculados e processados toda vez que um cronograma é aberto, salvo e publicado.

• Projetos com uma longa duração

Veja o exemplo abaixo:

O primeiro projeto dessa lista tem uma duração total de 26.163 dias ⚠, com a data final prevista para 2120 💀 ! Considerando que estou escrevendo esse post em 2022, serão necessários mais 98 anos para que este projeto seja finalizado – isso, é claro, se tudo sair conforme o plano atual 😊.

A depender da quantidade de tarefas no cronograma desse projeto, serão necessárias milhares (senão milhões) de linhas para registrar e armazenar todas as atribuições, a distribuição das horas, dos custos, das informações de linha de base, etc. Adicionalmente, o próprio processamento das informações pelo Microsoft Project (quando da abertura, do salvamento e da publicação do projeto) ficará comprometido, aumentando o risco de corrupção do arquivo. Abaixo é possível ver um exemplo de 4 cronogramas reais com mais de 35 mil atribuições, um número extremamente alto e definitivamente não recomendável:

Em casos assim, o recomendado seria decompor os cronogramas em partes menores e mais gerenciáveis, que poderiam estar conectadas entre si. Dessa forma, quando uma fase do projeto estiver concluída, o cronograma pode ser arquivado adequadamente, sem comprometer as etapas futuras.

Apenas para se ter uma ideia do volume de dados processados e armazenados, veja a quantidade de atribuições para cada um dos projetos da tabela acima, numa hierarquia de ano/mês:

Agora pense na quantidade de transações que são necessárias para processar esses dados a cada vez que o cronograma é aberto, salvo ou publicado.

Objetos adicionais

Fique atento também à quantidade de objetos adicionais que eventualmente existam no seu ambiente. Mesmo que não haja um processamente explícito desses elementos, eles podem ter uma contribuição significativa no consumo de espaço do seu banco de dados. Entre esses objetos, vale a pena destacar:

• Demais Campos Personalizados da Empresa e Tabelas de Pesquisa
• Calendários Empresariais
• Modos de Exibição Empresariais
• Tipos de Projeto da Empresa
• Grupos e Categorias de Segurança personalizados
• Quantidade de Projetos e Recursos
• Quantidade de Timesheets (Quadros de Horários)

...........................................................................................................

Na posição de administrador do Project Online, estabeleça um cronograma de revisões periódicas no seu ambiente para garantir que a quantidade de dados utilizados esteja em acordo com o volume de espaço disponibilizado, para não correr nenhum risco de ter o ambiente paralisado ou a utilização temporariamente suspensa.

Espero que tenha ajudado, e até a próxima!